Permission Sets: rollen en rechten in Salesforce beheren

Met het beheren van rechten in Salesforce zorg je dat gebruikers alleen toegang hebben tot de informatie en functionaliteiten die voor hen relevant zijn. Doe je dit goed, dan maak je het gebruik van Salesforce eenvoudiger en hou je meer controle over het platform. Bij het instellen van de juiste rechten spelen Permission Sets een belangrijke rol. In dit artikel bespreken we wat Permission Sets zijn en hoe je ze gebruikt.

Wat zijn Salesforce Permission Sets?

Salesforce Permission Sets zijn voorgedefinieerde sets van rechten die je toekent aan gebruikers. Ze stellen je in staat om specifieke machtigingen en toegangsrechten toe te kennen, op basis van rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Met andere woorden, ze bepalen welke functies en gegevens een gebruiker kan zien en bewerken in Salesforce.

De voordelen

• Efficiënt beheer – Permission Sets maken het beheer van gebruikersrechten makkelijker en efficiënter. In plaats van individuele toegangsinstellingen aan te passen voor elke gebruiker, kun je Permission Sets maken en deze toewijzen aan groepen gebruikers met vergelijkbare behoeften. Dit bespaart tijd en je minimaliseert de kans op fouten.

• Autorisatie op maat – Permission Sets maken het makkelijker om het Least Privileged principe te volgen. Dit betekent dat gebruikers alleen de minimaal vereiste rechten en machtigingen krijgen om hun taken uit te voeren, wat de beveiliging versterkt. Door alleen toegang te verlenen tot relevante gegevens en functionaliteiten, minimaliseer je het risico op ongeautoriseerde toegang en dataverlies.

• Eenvoudig updaten van veranderende rollen – Naarmate de rollen en verantwoordelijkheden van gebruikers veranderen, kunnen Permission Sets worden aangepast om hen de benodigde nieuwe machtigingen te geven. Dit maakt het eenvoudiger om de toegangsrechten van gebruikers te updaten zonder dat dit grote administratieve inspanningen vereist

Hoe werken Salesforce Permission Sets?

Om Salesforce Permission Sets effectief te gebruiken moet je eerst de toegangsrechten van de gebruikers definiëren. Dus welke gebruiker moet welke rechten krijgen? Vervolgens maak je een Permission Set aan en kies je de gewenste instellingen. Ten slotte wijs je de Permission Set toe aan de relevante gebruikers.

Het is belangrijk om regelmatig te controleren en te evalueren welke Permission Sets aan gebruikers zijn toegewezen. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat de toegangsrechten up-to-date zijn en dat gebruikers alleen toegang hebben tot wat ze nodig hebben.

Advies van onze consultants

1. Neem de tijd om gebruikersrollen en de relevante gebruikersrechten te definiëren en teken dit uit. Door de rollen en rechten te visualiseren krijg je sneller een compleet beeld van de nodige Permission Sets.
   
2. Stel permission Sets op per taak en hou ze klein. Permission Sets kan je namelijk bundelen in een ‘permission set group’, om ze aan te laten sluiten bij een gebruikersrol. Zo kan je Permission Sets makkelijk hergebruiken in plaats continu nieuwe aan te maken.
   
3. Neem in je beveiligingsbeleid op om de Permission Sets elke 6 maanden te evalueren. Zo voorkom je grote aanpassingen die voor issues kunnen zorgen en hou je het platform relevant en veilig.