Rapporten maken in Salesforce: zo haal je het maximale uit je data

Door middel van data kun je weloverwogen keuzes maken. Daarom is het essentieel om snel en overzichtelijk inzicht te krijgen in je bedrijfsresultaten. Salesforce rapporten geven jou de mogelijkheid om complexe datasets te analyseren, structureren en om te zetten in waardevolle inzichten. Dankzij de flexibiliteit van Salesforce rapporten kun je eindeloos combineren en filteren, tot je precies de inzichten hebt die jij nodig hebt. In dit artikel leggen we je precies uit hoe je rapporten in Salesforce maakt.

Type rapporten in Salesforce

Laten we bij het begin beginnen. Er zijn vier rapporttypes in Salesforce die je kunt ontwikkelen: Tabel, Samenvatting, matrix en een gekoppelde rapport. Elk type is om verschillende soorten gegevens weer te geven, afhankelijk van wat je met een rapport wilt bereiken.

Tabel – dit is het eenvoudigste rapport en is geschikt om alleen rijen met gegevens weer te geven. Je kunt het vergelijken met een Excel sheet. Als je alleen gegevens wilt weergeven zonder totalen, berekeningen of gegroepeerde gegevens, is dit rapporttype geschikt.

Samenvatting – zodra je een groepering toevoegt in een rapport, verandert het rapport naar een samenvattingsrapport. Samenvattingsrapporten worden waarschijnlijk het meest gebruikt en zijn ideaal voor het weergeven van gegroepeerde gegevens.

Matrix –matrixrapportenlijken erg op samenvattingen, maar je kunt ze zowel op rijen als op kolommen groeperen om verschillende totalen te zien. Als we het eerder genoemde voorbeeld nemen, wilt u misschien de waarde van kansen per account per maand zien.  

Gekoppelde rapporten – Met gekoppelde rapporten kun je twee afzonderlijke rapporten koppelen, zodat u gegevens kunt vergelijken. Je kunt bijvoorbeeld een gekoppeld rapport gebruiken om het totale aantal kansen en cases per account naast elkaar weer te geven.

Een Salesforce-rapport maken

We nemen je nu stap voor stap mee door het maken van rapporten in Salesforce.

Tabelrapport

Ga om te beginnen naar het tabblad ‘Rapporten’. Als je dit tabblad niet ziet, klik je op de app-starter (9 puntjes). Klik vervolgens op ‘Nieuw rapport’.

Nadat je een nieuw rapport start, kies je het rapporttype dat je wilt gebruiken. Dit bepaalt welke standaard- en/of aangepaste objecten je kunt opnemen in je rapport.

Zodra je op een rapporttype klikt, verschijnt er een zijpaneel met extra informatie. Hier zie je onder andere:

• Welke objecten in het rapporttype zijn opgenomen
• Welke velden beschikbaar zijn om te tonen of op te filteren

Deze informatie is beschikbaar voor zowel standaardrapporttypen (zoals Accounts of Opportunity’s) als voor aangepaste rapporttypen.

In dit voorbeeld maken we een rapport op basis van Accounts. Klik op ‘Start rapport’ om aan de slag te gaan.

Zodra je in het rapportenscherm bent, begin je met het instellen van je filters. Klik op het tabblad ‘Filters’ om aan de slag te gaan.

Je kunt hier de standaardfilters aanpassen én eigen filters toevoegen om je rapport precies af te stemmen op wat je wilt zien.

Let op: als de optie ‘Voorbeeld automatisch bijwerken’ is uitgeschakeld, moet je handmatig op ‘Vernieuwen’ klikken om de resultaten te bekijken.

Ga vervolgens naar het tabblad ‘Overzicht’, waar je kunt kiezen welke velden in jouw rapport worden weergegeven. In standaardrapporten worden bepaalde velden standaard weergegeven. Je kunt deze verwijderen door op de ‘X’ naast het veld te klikken. Je kunt ook jouw eigen velden toevoegen door de veldnaam te zoeken en deze te selecteren. Velden kunnen worden herschikt door ze omhoog en omlaag te slepen.

Klik op ‘Opslaan en uitvoeren’ om uw rapport te bekijken. Je moet je rapport een naam geven, eventueel een beschrijving en de map selecteren waarin je het rapport wilt opslaan. Klik vervolgens op ‘opslaan’.

Nu heb je een tabel rapport gemaakt van jouw Accounts! Deze kun je goed gebruiken om te exporteren wanneer je een overzicht nodig hebt.

Samenvattingsrapport

Laten we nog een stapje verder gaan! In dit voorbeeld gaan we de gegevens groeperen op Accountnaam. Dit kun je op twee manieren doen:

• Sleep het veld Accountnaam vanuit de kolommen naar het gedeelte Groeperingsrijen, als het al in de lay-out staat.
• Of begin met typen in het veld ‘Groep toevoegen…’ en selecteer het juiste veld.

Daarnaast voegen we een extra veld toe: Opportunity Value. Dit is een aangepast roll-upveld op het accountobject dat automatisch de waarde optelt van alle gekoppelde opportunity’s, zolang deze niet als ‘Gesloten verloren’ zijn gemarkeerd.

Klik op ‘Opslaan en uitvoeren’. We zien nu een nieuw samenvattingsrapport, waarin jouw account wordt weergegeven. gegroepeerd op accountnaam en met de huidige waarde van de openstaande kansen.

Matrix rapport

De volgende stap is een matrix rapport. We gaan nog een groep toevoegen, dit keer een ‘groepskolom’, om het ‘Type’ van het Account weer te geven.

We hebben nu een matrixrapport gemaakt en kunnen de Opportunity-waarde van elk account zien, evenals voor elk ‘type’ account.

Automatiseer en deel je rapporten

Nu weet je hoe je rapporten aanmaakt, maar een rapport is pas waardevol als het op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt. Salesforce biedt opties om:

• Rapport te plannen (bijvoorbeeld elke maandag om 9 uur)
• Rapporten te delen met specieke gebruikers of teams
• Rapporten op te nemen in dashboards voor realtime inzichten

Best practices voor rapporten

• Geef rapporten duidelijk namen zoals “Sales per rehio – Q3 2025”
• Beperk het aantal filter, zo houd je rapporten snel en overzichtelijk
• Combineer KPI’s in één visueel overzicht door middel van dashboards
• Test je rapporten, controleer of de data klopt en actueel is.

De volgende stap: dashboards

Rapporten in Salesforce zijn een krachtig hulpmiddel om grip te krijgen op je data en om inzichten te vertalen naar actie. Door slim gebruik te maken van filters, groeperingen en aangepaste velden kun je rapporten bouwen die precies aansluiten op de behoeften van jouw team.

Maar rapporten zijn pas het begin. In ons volgende artikel leggen we je uit hoe je inzichten uit rapporten visueel weergeeft in dashboards: hoe je meerdere rapporten visueel combineert, KPI’s in één oogopslag toont en je team helpt om sneller beslissingen te nemen.