Automatiseren van aanmeldproces vrijwilligers

Movement On The Ground is een humanitaire non-profit organisatie die zich focust op de vluchtelingencrisis. Ze bouwen aan een veilige, genezende en stimulerende omgeving voor de mensen die huis en haard achter hebben moeten laten. Via de website van Movement On The Ground kan je hier een bijdrage aan leveren door een donatie te doen of je aan te melden als vrijwilliger.

Salesforce als primair CRM-systeem

Movement On The Ground (MOTG) maakt gebruik van Salesforce Non-Profit Cloud, waarbij het proces om vrijwilligers en sponsoren aan te melden volledig door de MOTG-medewerkers wordt beheerd. De inrichting van het vrijwilligersproces was te complex en arbeidsintensief voor de organisatie om goed gebruik van te maken. Het omvatte veel handmatige handelingen en stond niet in verhouding met de aanwezige Salesforce kennis. Hierdoor werd er minder gebruik gemaakt van Salesforce met als gevolg dat de klantinformatie niet meer altijd up-to-date was.

De uitdaging was tweevoudig: het simplificeren en automatiseren van het vrijwilligersproces en tegelijkertijd het verhogen van het kennisniveau van de werknemers van Movement On The Ground. De focus lag op het opnieuw inrichten van het vrijwilligersproces zodat Salesforce weer gebruikt zou worden als primair CRM-systeem. Een centrale plek met actuele data waar het vrijwilligersproces van begin tot eind vastgelegd is en de werknemers zelfstandig gebruik van kunnen maken.   

Aanmeldproces vrijwilliger verwerkt in flow

Om erachter te komen welke handelingen konden worden geautomatiseerd, is het proces in kaart gebracht. Met process mapping hebben we inzichtelijk gemaakt welke stappen handmatig worden ingevuld en waar verandering kan worden doorgevoerd. Op basis van deze resultaten is er een flow geïmplementeerd waardoor een aanmelding van een vrijwilliger direct wordt opgeslagen op een centrale plek met de benodigde informatie, zoals contactgegevens, ervaring en motivatie voor aanmelding. Dit maakt het gebruik van een andere datatool overbodig. Daarnaast hebben we communicatieverkeer uit handen genomen door middel van email automatisering. Hierdoor wordt er direct een e-mail met informatie gestuurd als een vrijwilliger zich aanmeldt en als het proces is afgerond.

Na de implementatie hebben we met behulp van een demosessie de vrijwilligers van MOTG meegenomen in het vernieuwde vrijwilligersproces. Door uitgebreid alle stappen te doorlopen creëren we meer vertrouwen in het gebruik van Salesforce. Om dit te behouden bieden wij ook na de afronding van dit project dagelijks ondersteuning aan de medewerkers van Movement On The Ground.

---