Automatische herinnering aflopen contract: hoe werkt dat? 

Background

Een goede sales heeft zijn verkoopkansen inzichtelijk. Zeker bij zijn huidige klanten waar de kansen het grootst zijn. Zo is een aflopend contract een van de beste aanleidingen om meer business te genereren. Stel daarom een automatische herinnering in als een contract afloopt. Benader je klant proactief en schets een plan voor de toekomst. Zo zorg je niet alleen voor het behoud van business, maar vergroot je ook de kans op een betere overeenkomst waarbij je meer waarde kunt leveren aan de klant. 

Weg met Excel

Bij veel bedrijven die de einddatum van contracten bijhouden, gebeurt dit nog vaak in Excel. Dit zorgt voor meerdere obstakels:

• Alle contracten moeten in het Excel bestand gezet worden
• Tussentijdse wijzigingen in een contract moeten handmatig worden bijgewerkt
• Meerdere collega’s moeten toegang tot het Excel bestand hebben
• Collega’s moeten elkaars taken alert overnemen bij vakantie/ziekte
• In het ergste geval loop je omzet mis

Enter: Sales Cloud

Via Salesforce Sales Cloud kan je de cyclus van contracten centraal bijhouden en taken voor sales volledig automatiseren. De voordelen zijn:

• Alle contracten zijn realtime bijgewerkt
• Geen dubbele adminstratie
• Alle collega’s hebben inzichten wanneer een contract verloopt

Een belangrijke stap is dat je alle contracten afsluit via Salesforce Sales Cloud. Als je dit netjes bijhoudt, kun je deze data niet alleen gebruiken voor automatisering, maar ook voor rapporten en dashboards.

Stap 1 – Voorbereiding

Voordat we de automatisering gaan bouwen is het belangrijk dat je weet welke zaken je wilt laten terugkomen in het proces. Teken hiervoor een schema uit. Neem hierin op:

• Of het gaat om alle klanten of specifieke klanten
• Of je sommige producten/diensten wilt uitsluiten
• Welke collega wil je dat er contact opneemt met de klant
• Een datumveld waarop je de logica bouwt. Bijvoorbeeld einddatum contract

Stap 2- Automatische herinnering instellen

Om onze sales te herinneren dat er een contract afloopt, zorgen we dat er automatisch een taak wordt aangemaakt. Wij maken hiervoor gebruik van Salesforce Flow. Dit vind je in de ‘Setup’ pagina van je Salesforce omgeving. Volg daarna onderstaande stappen:

1.  Maak een Salesforce Schedule-Triggered Flow aan voor een nieuwe Opportunity
2.  Selecteer de volgende criteria:
• De flow moet triggeren wanneer een record is aangemaakt of bijgewerkt
• Condities:
    • Einddatum contract is kleiner dan 30 dagen vanaf vandaag
    • Klant heeft nog geen nieuwe Opportunity
3.  Ken de nieuw aangemaakte taken toe aan de eigenaar van het Account/Opportunity.
4.  Sla op en activeer de Flow

Stap 3 – Het contacteren van de klanten

Nu de herinneringen voor het aflopen van een contract zijn geautomatiseerd, kan het salesteam weer volledig rusten op hun takenlijst. Het team hoeft niet handmatig op te zoeken welke klanten ze moeten contacteren. Daarnaast hoeven ze niet bang te zijn dat ze een klant missen. En ze zijn efficiënter, alle informatie die ze nodig hebben voor het afsluiten van een nieuw contract is snel en makkelijk beschikbaar.

Wat is het resultaat?

Het resultaat is dat je nooit meer onnodig omzet misloopt omdat je een ‘gratis’ verkoopkans gemist hebt. Daarnaast heb je een forecast voor toekomstige contracten inzichtelijk.

Wat is er nog meer mogelijk?

Je kan er ook voor kiezen dat de klant een herinnering krijgt dat het contract bijna afloopt. Je maakt de klant alvast warm voor het aankomende contact met je Sales team. Je kan het nog mooier maken als je de klant alvast een contactmoment laat kiezen. Met hetzelfde principe kan je ook de aftersales inrichten. Je automatiseert een groot deel van je klantcontact momenten. Zo voorkom je dat je ooit nog een belangrijke kans over het hoofd ziet.