Hoe onze consultants met Flow bedrijfsprocessen automatiseren 

Organisaties willen sneller werken, minder fouten maken en hun medewerkers vrijspelen van repetitieve taken. Binnen Salesforce is Flow uitgegroeid tot een van de krachtigste middelen om dat te bereiken. Waar automatisering vroeger vooral werd geassocieerd met complexe code, laten Salesforce‑consultants vandaag zien dat veel processen verrassend eenvoudig te stroomlijnen zijn. Vaak met indrukwekkende resultaten. In dit artikelen bespreken we voorbeelden van automatisering die je met Salesforce Flow kunt realiseren. 

Soorten Flows

Er zijn veel verschillende soorten die op de achtergrond zorgen dat taken geautomatiseerd worden. De drie meest voorkomende flows zijn screenflows, record-trigger flows en scheduled flows. 

Flows draaien niet altijd op de achtergrond. Screenflows worden juist gebruikt om medewerkers door een proces te begeleiden. Bij zorgverzekeraars bijvoorbeeld doorloopt een medewerker tijdens een telefoongesprek een vragenlijst. Afhankelijk van de verzekeraar verschijnen andere vragen. De flow zorgt ervoor dat elke medewerker dezelfde stappen volgt en dat alle informatie correct wordt vastgelegd. Het maakt het werk eenvoudiger, consistenter en minder foutgevoelig. 

Naast screenflows zijn er record-trigger flows. In tegenstelling tot screenflows draaien record-trigger flows op de achtergrond. Ze starten automatisch wanneer er een record wordt aangemaakt, veranderd of verwijderd. Record-trigger flows kunnen bijvoorbeeld automatisch een taak aanmaken wanneer een verkoopkans een nieuwe fase bereikt of een e-mail sturen als er te lang geen activiteit is. 

Als laatste zijn er scheduled flows die op vaste momenten draaien. Deze flows zijn perfect voor periodieke controles of updates. Ze kunnen bijvoorbeeld elke nacht records controleren op verouderde data of maandelijks rapportagevelden bijwerken. 

De kracht van visuele automatisering 

Salesforce Flow werkt als een visuele beslisboom (te zien op afbeelding 1). Consultants slepen componenten in een canvas, koppelen acties aan voorwaarden en bouwen zo een proces dat volledig zelfstandig draait. Salesforce voert vervolgens taken uit, stuurt e‑mails, controleert data of begeleidt medewerkers door een formulier, allemaal zonder dat iemand handmatig hoeft in te grijpen. Voor veel klanten voelt het alsof er een extra collega meedraait die nooit iets vergeet. 

Daniël Srowig, Salesforce consultant bij GoSoniq vertelt: “Een veel voorkomende toepassing is de opvolging van verkoopkansen. In veel organisaties blijft een lead te lang liggen of wordt een vervolgmail vergeten. Met Flow kunnen wij instellen dat er automatisch een taak wordt aangemaakt zodra een verkoopkans een bepaalde fase bereikt. Blijft het daarna te lang stil, dan stuurt het systeem zelf een herinnering of zelfs een e‑mail naar de klant. Zo blijft het verkoopproces altijd in beweging, zonder dat medewerkers er actief mee bezig hoeven te zijn.” 

Ook in inschrijf- en boekingsprocessen bewijst Flow zijn waarde. Daniël: “Een cursist die zich via een formulier aanmeldt, krijgt automatisch alleen de beschikbare cursusdata te zien. De flow controleert welke opties passen bij de gekozen cursus en verwerkt de inschrijving direct. Voor organisaties voelt dit als een volledig geautomatiseerd boekingssysteem, gebouwd zonder een regel code.” 

Afbeelding 1

Datakwaliteit als fundament 

Veel bedrijven worstelen met datakwaliteit, en juist daar kan Flow een groot verschil maken. Bij sommige klanten moeten e‑mailadressen bijvoorbeeld streng worden gecontroleerd, met wat aanpassingen in het systeem kan dit behaald worden. Flow kan dan nagaan of een adres geldig is, of het domein op een blacklist staat en of het record überhaupt mag worden opgeslagen. Zo voorkomt het systeem dat foutieve of ongewenste data het CRM binnenkomt. Goede data is immers de basis voor elke vorm van automatisering. 

Hoewel Flow veel kan, zijn er grenzen. Daniël licht toe: “Wanneer er extreem veel acties tegelijk moeten worden uitgevoerd, kan dat invloed hebben op de prestaties. Ook is datakwaliteit cruciaal: als de basisinformatie niet klopt, kan Flow geen goede beslissingen nemen. Soms is er een Apex‑code nodig om een complexe situatie op te lossen. Maar in de praktijk geldt: als de data beschikbaar is in Salesforce, dan is automatisering bijna altijd mogelijk.” 

Complexe logica

Niet alle processen zijn eenvoudig te bouwen in Flow. Sommige organisaties hebben complexe matching‑ of beoordelingsprocessen die tientallen stappen bevatten. Wanneer er bijvoorbeeld een klant is waarbij kandidaten moeten worden gematcht op bepaalde criteria en er veel filters nodig zijn. De flow die dit ondersteunt kan bestaan uit tientallen componenten, in deze gevallen is het advies om subflows te gebruiken. Toch blijft het overzichtelijk dankzij de visuele opbouw. Het laat zien hoe krachtig Flow kan zijn wanneer de logica goed wordt ontworpen. 

Afbeelding 2

Verassend veel mogelijkheden 

Daniël: “Veel organisaties weten dat automatisering bestaat, maar niet dat het zó breed inzetbaar is. Wij horen regelmatig dat klanten verrast zijn door de mogelijkheden. Een proces dat eerst dagen kostte, blijkt ineens in een half uur te automatiseren. Een simpele mailflow is soms binnen dertig minuten gebouwd. Het maakt organisaties efficiënter en effectiever, en het geeft medewerkers ruimte om zich op belangrijker werk te richten.” 

Salesforce Flow is daarmee veel meer dan een handige tool. Het maakt organisaties wendbaarder, slimmer en minder afhankelijk van handmatig werk. En het laat zien dat automatisering niet ingewikkeld hoeft te zijn, zolang je weet hoe je het moet inzetten. 

Benieuwd welke processen wij voor jou kunnen automatiseren? Neem contact op!