By Sarah Dezijn

Als het jouw werk is om trainingen te geven, wil je dat de trainees naar huis gaan met het gevoel dat je hen zoveel mogelijk hebt bijgebracht. Je bent erop gebrand om de inhoud van je trainingen te verbeteren, en wil niet bezig zijn met de administratieve taken er omheen. Daarom hebben wij voor de Academy van Salure het trainingsproces geautomatiseerd. Van aanmelding tot nazorg zijn zoveel mogelijk taken uit de handen en hoofden van de Academy managers gehaald, zodat zij zich kunnen focussen op de inhoud van de trainingen. Wat dat betekent? We lichten het stap voor stap toe.  

Challenges

  • Koppelen dynamische website formulieren aan Salesforce 
  • Automatiseren mailing om trainees van informatie te voorzien 
  • Automatiseren randzaken trainingen en herinneringen van to do’s 

Resultaten

  • Aanmeldingen worden geheel automatisch verwerkt in Salesforce 
  • Kortingscodes worden automatisch verrekend en verwerkt in Salesforce 
  • Geautomatiseerde mailing voorziet alle trainees tijdig van de juiste informatie 
  • Volledige focus op de inhoud van trainingen door automatiseren randzaken 

Stap 1: Aanmelding verwerken in Salesforce

Gegevens van deelnemers bijhouden in spreadsheets is ouderwets en inefficiënt. Omdat Salure gebruik maakt van Salesforce, hebben wij ervoor gezorgd dat de gegevens van trainees vanuit het aanmeldformulier direct in hun CRM worden gezet. Alle gegevens worden in Salesforce verwerkt en gebruikt om de trainees automatisch in te delen in de juiste trainingsgroepen. Vanuit deze groepen ontvangen de deelnemers automatisch de juiste informatie over hun training.  

Kortingscodes
Omdat een trainee zich kan aanmelden met een kortingscode, hebben wij ervoor gezorgd dat het aanmeldingsformulier kan controleren of deze geldig is om vervolgens direct de toegepaste korting te laten zien. Een aanmelding met kortingscode wordt zo verwerkt dat Salure dit eenvoudig mee kan nemen in het administratieproces om de facturen te versturen. 

Stap 2: Automatische mailing met bevestiging en trainingsinformatie

Heeft een trainee zich aangemeld? Dan ontvangt deze automatisch een bevestigingsmail. 14 dagen voor aanvang van de training krijgt de trainee nog een mail met praktische informatie, zoals de locatie, het tijdstip en wat hij/zij mee moet nemen. Deze mail ontvangt de trainee 7 dagen voor de training nog eens als reminder. Omdat dit proces is vastgelegd in een automatische workflow, ontvangt elke trainee op tijd de juiste informatie. Hierdoor worden menselijke fouten uitgesloten en kunnen de cursusmanagers zich beter voorbereiden op de trainingen.  

Stap 3: Genereren deelnemerslijsten en naamkaartjes

Als trainer wil je je graag volledig focussen op de inhoud van de training, maar er komen ook altijd wat logistieke zaken bij kijken. Deze taken hebben wij voor Salure geautomatiseerd. Zo worden nu de naamkaartjes en deelnemerslijsten automatisch gegenereerd a.d.h.v. de data in hun CRM. Voor de taken die de Academy managers nog wel zelf uit moeten voeren, krijgen de teamleden hiervoor automatisch een herinnering. Het team hoeft dus niet zelf een to-do list bij te houden en er wordt niets over het hoofd gezien. Zo blijft er meer (denk)ruimte over voor belangrijke zaken! 

Stap 4: Bedanken voor deelname 

Na afloop van de training ontvangt elke trainee een e-mail om hen te bedanken voor deelname en de presentatie van de training om de inhoud later nog eens door te nemen. Doordat in Salesforce is vastgelegd welke informatie de deelnemer moet ontvangen, hoeft het team van Salure dit niet meer uit te zoeken.  

Een gestroomlijnd proces 

Salure maakt goed gebruik van hun CRM om het werk efficiënter en effectiever te maken. Dankzij de optimalisatie van Salesforce is het volledige trainingsproces nu geautomatiseerd. Van het automatische verwerken van deelnemersgegevens tot het tijdig verzenden van de juiste informatie en het automatisch genereren van naamkaartjes en deelnemerslijsten. Deze automatiseringen stellen de trainers in staat om zich volledig te richten op de kern van hun werk – het leveren van hoogwaardige trainingen.    

Om de effectiviteit van het trainingsproces te waarborgen, hebben wij naast de optimalisaties ook een handleiding opgeleverd waarin wordt uitgelegd hoe het aanmaken en aanpassen van trainingen, formulieren en automatische e-mails werkt. Hiermee is Salure in staat om zelfstandig het proces effectief te beheren, ook met eventuele veranderingen. Mochten er toch vragen zijn? Dan zijn onze consultants altijd bereikbaar. Dat is onderdeel van onze onbeperkte ondersteuning! 

“Het was fijn samenwerken met GoSoniq! Vanaf het begin tot het einde reageerden de consultants snel, adequaat en vriendelijk. We zijn heel tevreden over de processen die door GoSoniq zijn ingericht en kunnen tussentijds bij hen terecht als we wijzigingen willen aanbrengen. Topwerk!”

– Carla van Hengel, Academy Manager bij Salure 

Salure

Salure is al meer dan 14 jaar vertrouwd HR & Payroll partner van AFAS en biedt een totaaloplossing voor optimalisatie, grip op data, ondersteuning en uitbesteding in de salarisadministratie. Door hun ervaring in verschillende branches en werkgebieden is het mogelijk om iedere organisatie te voorzien van een advies op maat. Kijk voor meer informatie over de trainingen op Salure.nl/academy.