By Sarah Dezijn

Duplicate records kunnen een grote uitdaging vormen voor bedrijven die afhankelijk zijn van klantgegevens om hun verkoop- en marketinginspanningen te sturen. Niet alleen kunnen duplicaten leiden tot verspilling van tijd en middelen, ze kunnen ook leiden tot onnauwkeurige gegevens, wat een vertekend beeld van de data kan geven. Gelukkig biedt Salesforce mogelijkheden om duplicaten te beheren. In dit artikel leggen we uit wat duplicate records zijn en hoe we bedrijven helpen hun dataset schoon te houden en hun algemene CRM-inspanningen te verbeteren.

Wat is een duplicate record?

Een duplicate record is een variant van een al bestaande record. Het is belangrijk om duplicate records te voorkomen omdat dit voor verwarring kan zorgen. Een van de kenmerken van een CRM-systeem zoals Salesforce is dat alle informatie op een centrale plek toegankelijk en up-to-date is. Het werkt als een “single source of truth”. Dit geldt ook voor een record. Een account is een voorbeeld van een record waar je alle informatie van een bedrijf wilt terugvinden. Wanneer er informatie van een bedrijf verwerkt wordt op twee verschillende accounts, is er niet meer één account dat alle informatie bevat. Hierdoor zie je sneller dingen over het hoofd en geeft de dataset een vertekend beeld van bijvoorbeeld het aantal unieke accounts.

Matching rules zijn handig om duplicate records te vinden, maar ook om ze te voorkomen.”

Matching rules en duplicate rules

Salesforce heeft methoden om duplicate records op te sporen en te voorkomen. Om duplicate rules op te sporen wordt gebruik gemaakt van ‘matching rules’. Ze werken door de waarden van specifieke velden op twee of meer records te vergelijken. Je kan deze instellingen weer onderverdelen in criteria voor exacte matches of soortgelijke matches.

Exacte matches: hierbij moet de benaming letter voor letter hetzelfde zijn.

Soortgelijke matches: hierbij wordt gekeken naar varianten van een record. Bijvoorbeeld ook een naam die net iets afwijkt.

Matching rules zijn dus handig om duplicate records te vinden, maar ook om ze te voorkomen. Ze zijn namelijk onderdeel van ‘duplicate rules’. Duplicate rules worden gebruikt om het aanmaken van een duplicate record te voorkomen. Zo zorg je dat de gegevenskwaliteit gewaarborgd blijft door fouten en inconsistenties in de dataset te voorkomen.

Wanneer de matching rules en duplicate rules niet goed zijn opgezet, kan dit zorgen dat automatische handelingen niet op de juiste manier worden uitgevoerd. Denk hierbij aan een web-to-lead formulier waarbij de informatie van het ingevulde formulier automatisch naar Salesforce wordt verzonden. Als er een match gevonden wordt, voorkomt de duplicate rule dat er een record wordt aangemaakt, maar hiermee zal ook de informatie van het ingevulde formulier verloren gaan. Zo mis je de kans om data te verrijken en misschien zelfs een potentiële lead!

Hulp nodig bij het voorkomen of verwijderen van duplicate records? Via onderstaand contactformulier kom je direct met mij in contact.

Duplicate records voorkomen en verwijderen

Duplicate records aanpakken kan op twee manieren: voorkomen en genezen. Om duplicate records te voorkomen is het van belang om de juiste criteria voor een duplicaat vast te stellen. Dit verschilt per organisatie en is bepalend hoe de matching rules en duplicate rules ingesteld moeten worden.

Om bestaande duplicate records te verwijderen zijn er opties binnen Salesforce en is er tooling van derde partijen. Zo kan je bijvoorbeeld gebruik maken van de ‘Data Loader’ en het standaard object ‘DuplicateRecordSet’. Hiermee is het mogelijk om records te exporteren naar een .CSV bestand om vervolgens in de Data loader aan te geven welke records verwijderd moeten worden. Het is wel belangrijk om te weten dat ook dit standaard object gebruik maakt van matching rules om duplicate records te identificeren.

Advies van onze consultants

Wij raden aan in elk geval aandacht te besteden aan het voorkomen van duplicate records. Duplicate management is belangrijk om gegevens correct te verwerken in de Salesforce omgeving en verwarring te voorkomen. Bepaal daarom van tevoren wat als duplicaat aangemerkt moet worden en met welke criteria er, middels automatiseringen, records worden aangemaakt.